10 نقاط هامة عليك مراعاتها عند نقل مقر الشركة

اتجهت معظم الشركات في العالم نحو التحول الرقمي خلال السنوات الماضية، وقد سرّعت جائحة فيروس كورونا (19-COVID) في عملية التحول الرقمي للشركات، وعلى وجه الخصوص الشركات في المملكة العربية السعودية، وبعد ظهور لقاحات عدّة للفيروس عاد سوق العمل ليفتح أبوابه من جديد، واتجهت العديد من الشركات لتغيير أماكن عملها، وبالتأكيد تواجه عملية نقل مقر الشركة الكثير من المشكلات.

إذا كان نشاطك التجاري يتوسع، فبالتأكيد بدأت بدراسة عملية نقل مقر الشركة، حيث يزداد الطلب حاليًا على مقرات الشركات وخاصةً بعد إلزام المملكة العربية السعودية الشركات العالمية على نقل مقراتها الإقليمية المتواجدة في المنطقة إلى الرياض

يخبرنا العديد من عملاؤنا الجدد بأن تجربتهم السابقة في نقل مقر الشركة كانت مليئة بالمصاعب، حيث شهد البعض زيادة في نفقات النقل أو فقدان بعض العناصر بالإضافة إلى الإجهاد الذي أصابهم.

10 نقاط هامة عليك مراعاتها عند نقل مقر الشركة

نقل-مقر-الشركة

 

  • فريق العمل:

يجب أن يشمل فريق العمل على شركاء خارجيين للقيام بعملية نقل مقر الشركة، مثل العاملين في المجال العقاري والمصممين بالإضافة إلى شركة نقل موثوقة مثل شركة الجهات الأربع. كما يجب على مديري الأقسام في الشركة تقييم احتياجاتهم للنقل من المقر القديم إلى المقر الجديد.

  • الجدول الزمني:

يساعد وضع المخططات الزمنية على إدارة الوقت والموارد بشكل أكثر فعالية، حيث يمكن تسليط الضوء على كل مرحلة من مراحل عملية النقل. كما يساعد وضع المخططات الزمنية على تحديد الوقت المطلوب لإكمال عملية الانتقال. وعند وضع جدول زمني لعملية نقل مقر الشركة، ضع في اعتبارك احتياجاتك التشغيلية، وخطط للتحرك خلال أقل وقت ازدحامًا في العام. 

  • تحديد معالم عملية نقل مقر الشركة:

يجب عليك تحديد معالم عملية النقل الرئيسية والتي نذكر منها:

  1. التعاقد مع شركة نقل موثوقة حسنة السُمعة كما يجب أن تكون احترافية – اطلع على خدمات شركة الجهات الأربع.
  2. الانتهاء من تصميم مقر الشركة الجديد.
  3. نقل كل قسم في وقت معين. حيث يتم تحديد الوقت بالاتفاق مع مديري الأقسام.
  4. تهيئة مقر الشركة الجديد تقنيًا.
  5. كما يمكن إضافة أي معالم واضحة تحتاجها لإتمام عملية النقل بطريقة ناجحة، حيث تختلف المعالم الرئيسية من نشاط إلى آخر.
  • الإجابة على الأسئلة الرئيسية:

يجب أن تجيب استراتيجية نقل مقر الشركة على كل سؤال مهم حول عملية الانتقال. لذلك حدد من وما الذي سيتحرك في كل مرحلة وفقًا لأهداف عملك الإجمالية وجدول النقل. 

ملاحظة: الأسئلة التي يجب الإجابة عليها مسبقًا تتضمن أي شيء خاص بالأرقام، على سبيل المثال: عدد الموظفين المنتقلين وعدد الصناديق المطلوبة والمخزون الذي يتم نقله مقابل الكمية التي يتم تخزينها، والميزانية والتواريخ والمواعيد النهائية.

  • دعم الموظفين:

لتقليل التوتر المرتبط بنقل المقر، يجب على مديري الأقسام الاجتماع مع الموظفين لتحديد احتياجاتهم بالإضافة إلى تقديم الدعم المطلوب. كما يجب توفير الفرص للموظفين لطرح الأسئلة والحصول على معلومات عملية النقل التي تمسهم بشكل مباشر. 

  • الاتصالات:

سيسمح وضع خطة اتصالات للإدارة بإعداد اتصالات احترافية وشاملة. كما يضمن ذلك فهم الجميع لأدوارهم ومسؤولياتهم في الوقت المناسب دون أي إرباك. لذلك تأكد من معرفة الجميع بخطة الانتقال، وأين يجب أن يكونوا، ومتى ينتقلون، وكيف سيتمكنون من الوصول إلى المبنى الجديد. كما يجب إتاحة خط اتصال مع صانعي القرار بهدف تسهيل الوصول إليهم إذا لزم الأمر.

  • التصميم:

قم بإجراء العديد من الجولات لتقييم المكتب الجديد مع المهندسين والمصممين. وراجع أصولك الحالية من التكنولوجيا إلى الأثاث. بعد ذلك، حدد ما سينتقل من المكتب الحالي، وما الذي يجب شراؤه، وأين سيوضع كل شيء في الموقع الجديد. 

  • قوائم المراجعة:

تساعدك قوائم المراجعة على التحضير لخطواتك وتنفيذها بشكل احترافي. حيث تعتبر قوائم المراجعة جزءً من الاستراتيجية الناجحة في عملية نقل مقر الشركة. بالإضافة إلى ذلك تعد هذه القوائم مفيدة لإنجاز المهام في كل جانب تقريبًا من جوانب نقل مكتبك بما في ذلك: الاتصالات والتعبئة وإيقاف التشغيل وإنشاء مكتب جديد وفحص المشغلين وطلب الإمدادات ونقل المهام اليومية والكثير غير ذلك.

  • الأهداف:

يجب التركيز على الأهداف العملية أثناء نقل مقر الشركة، لذلك كن محددًا في كل شيء تريد تحقيقه من خلال عملية النقل. على سبيل المثال لا الحصر، إذا كان أحد أهداف شركتك هو تحسين خدمة العملاء، فيجب أن تعكس استراتيجية الانتقال الخاصة بك ذلك. حيث يجب أن يأخذ إنشاء قسم خدمة العملاء الجديد الأولوية في عملية النقل.

  • القياس:

حدد كيفية قياس نجاح عملية نقل مقر الشركة قبل حدوثها، حيث يجب أن تؤخذ طرق تقييم أداء العمل والتواصل والتكاليف ورضا الموظفين بعين الاعتبار في تقييمك.

خلاصة:

تعتمد عملية نقل مقر الشركة على عدة معايير ولها عدة شروط كما لديها أدوات قياس، وإذا كنت بحاجة إلى مساعدة في وضع استراتيجية لنقل مقر عملك، فاتصل بالمحترفين. نحن مخططون استراتيجيون وخبراء في نقل مقرات العمل.

Latest Posts